Kohti tahtituotantoa – huomioi nämä asiat sopimuksissa

Tutkimuksissa on sivuttu aihetta, että perinteiset sopimusmallit eivät sovellu tai vähintäänkin hankaloittavat rakennushankkeiden tuottavuuden kehitystä ja yhteistoiminnallista työskentelyä. Tämä pitää varmasti paikkansa, sillä esim. vakiintuneissa urakkasopimusmalleissa osapuolilla on usein omat intressit eikä yhteisiä tavoitteita juurikaan ole – tai niitä ei haluta nähdä, vaikka ne voisivat olla hyvin tuottoisia kaikille osapuolille.

Oikeanlaisten urakkasopimusten avulla voidaan tukea sitä, että hankkeessa ei kompastuta perinteisiin ongelmiin, vaan mukaan saadaan tahtituotannosta tuttua täsmällisyyttä, selkeyttä ja tehokkuutta. Käydään seuraavaksi läpi, mitkä ovat yleisimpiä kompastuskiviä ja mitä soppareissa kannattaa siis ottaa huomioon.

Kuva: Unseen Studio

Mikä usein mättää

Jokainen joka on pyörinyt rakennustyömailla ja työmaakokouksissa on varmasti kohdannut seuraavia ajatuksia:

"Ollaankohan aikataulussa, kukaan ei taida tietää? Urakoitsija kyllä sanoi, että ollaan… Mikähän aikataulu meillä on nyt voimassa?" 

"Miten vasta tässä vaiheessa voidaan ilmoittaa, että kohde ei valmistu ajoissa? Kaikkihan oli hyvin vielä viime viikolla." 

"Toimiiko työmaa varastona?"

"Nämä samat asiat ovat pyörineet avoimina jo useita kuukausia."

"Kaikki osapuolet vain syyttelevät toisiaan. Onko tässä järkeä, kun valmista pitäisi saada ja kukaan ei näytä tietävän millä keinoilla?"

Nämä ovat yleisiä haasteita, joita perinteisissä rakennushankkeissa esiintyy kerta toisensa jälkeen. Ehkäpä suurimpana jarruna sujuvammalle hankkeelle ja tuottavuuden parantamiselle ovat rakennushankkeisiin vakiintuneet toimintatavat: suunnitelmat eivät ole tarpeeksi tarkkoja, aikataulut ovat suuntaa antavia valistuneita arvauksia ja on helppo jatkaa samaan malliin, sillä “näin on aina tehty”. 

Perinteisesti urakkasopimuksissa ei kuitenkaan velvoiteta urakoitsijaa laatimaan hankkeen onnistumisen kannalta oleellisia asioita riittävällä tarkkuudella ja laadukkaasti. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että seuraavat asiat ovat arkipäivää rakennushankkeissa:

1. Aikataulun seuranta on tilaajalle ja välillä myös urakoitsijalle haastavaa eikä toiminta ole läpinäkyvää. Aikataulu on asiakirja, jota säilytetään pöytälaatikossa.
2. Tuotannolliset ongelmat havaitaan myöhäisessä vaiheessa. Mahdolliset viivästymiset tulevat tietoon hankkeen loppupäässä, jolloin niihin reagoiminen on haastavaa ja aiheuttaa vähintään ryntäämistä.
3. Laadulliset ongelmat - kun projektinhallinnassa on ongelmia, vaikuttaa tämä auttamatta laatuun ja kustannuksiin.
4. Osapuolilla on tunne, että projekti ei ole kenelläkään näpeissä ja hanke tuntuu etenevän omalla painollaan.
5. Tilaaja tekee paljon muutoksia tuotantovaiheessa eikä ehkä tiedosta, että tämä aiheuttaa urakoitsijalle haasteita.

Muuttuminen vaatii rohkeutta, avointa keskustelua – ja tahtituotannon periaatteiden hyödyntämistä. Tahtituotanto on tuotannonohjausjarjestelmä, eikä pelkkä tahtiaikataulun käyttöönotto tee autuaaksi. Tahtituotannosta tuotu toimintamalli on kuitenkin aikataulullisesti aina erittäin avoin: tilaaja on aina kärryillä missä mennään ja tarpeen vaatiessa viivästyksiin voidaan puuttua ennen kuin on niin sanotusti "löysät housussa". Sivutuotteena tästä touhusta syntyy väkisinkin tuottavuutta ja näin ollen myös kustannussäästöjä. Näitä saatuja ja tunnistettuja hyötyjä voidaan sitten ohjata sopimuksilla. 

Katso myös: Mitä on tahtituotanto?

Vastarintaa havaittavissa? Tahtituotantoon ei aina osata tai uskalleta lähteä

Urakkasopimuksissa tahtituotannon piirteiden edellyttäminen on edelleen harvinaista. Rakennuttajat harvemmin edes ajattelevat, että tuotannollisten vaatimusten edellyttäminen urakoitsijalta on mahdollista taikka järkevää. Tämä on harmillinen jäänne vanhasta maailmasta, sillä tosiasiassa se on mahdollista, sitä tehdään jo, ja se on harvinaisen järkevää. Tahtituotannon ominaispiirteet velvoittavat urakoitsijaa sekä rakennuttajakonsultteja tekemään parempaa ennakkosuunnittelua, projektinhallintaa ja reagoimaan ongelmiin.

Koska rakennushankkeessa on useita osapuolia, tulee tuotantotapa ajaa loppupeleissä kaikkiin portaisiin aina suunnittelusta alkaen yksittäiseen asentajaan asti. Tämä saattaa herättää ennakkoluuloja ja heikentää uskoa muutoksen mahdollisuuteen. Urakoitsijalla epäilys voi liittyä aliurakoinnissa käytettäviin kumppaneihin, näiden asenteisiin ja aliurakkasopimuksiin tai vaikkapa ennakkosuunnitteluun, johon resurssit eivät riitä. Tilaajan puolella syyt liittyvät usein siihen, että ei tiedetä mitä hyötyjä tahtituotannolla voidaan tavoitella, ja miten lähteä liikkeelle.

Alalla ehkä enemmänkin toivotaan, että urakoitsija saa työn valmiiksi aikataulussa. Mahdolliset viiveet huomataan usein auttamatta liian myöhäisessä vaiheessa. Jos näin tärkeään asiaan voidaan vaikuttaa suhteellisen pienillä muutoksilla, miksi näin ei tehdä? Heikoimmillaankin tahtituotantohanke on tavallinen rakennushanke, jossa ongelmat vain tiedostetaan hyvin. Ehkäpä se syy onkin juuri siinä, että tahtiprojektissa tuotannolliset ongelmat nousevat niin selkeästi esille ja tämä tuntuu pahalta. Täysin ymmärrettävää.

Urakoinnissa vallitseva aliurakkakulttuuri luo myös omat haasteensa tahtituotannon käyttöönotolle ja hidastaa integrointia. Miksi näin? Ensinnäkin ajatuksen myyminen aliurakoitsijalle voi tuottaa haasteita. Tahtituotannossa ei optimoida yksittäisiä toimijoita vaan tärkeintä on koko hankkeen optimointi. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että yksi toimija ei saa käyttöönsä valtavaa mestaa pitkäksi ajaksi, vaan työteho alueilla pyritään virittämään osittamalla rakennusta pieniin palasiin (tahtialueisiin). Tekijöille voi tulla myös yllätyksenä, että he eivät sprinttaa töitä kuukaudessa ja juokse silloin tällöin työmaalla, vaan heille pyritään saamaan tasainen kuorma läpi hankkeen. 

Kuinka varmistaa tahtituotantoon sitoutuminen

Vastarintaa saattaa siis olla edessä. Kuinka rakennushankkeissa sitten päästään lähemmäs tahtituotannon tehokkuutta? Yksinkertaistettuna: tahtituotannollisilla piirteillä pyritään ohjaamaan hallitumpaan projektinhallintaan ja parempaan ennakkosuunnitteluun, sekä luomaan edellytykset sille, että projektia pystytään edistämään sovitussa aikataulussa. Mahdolliset ongelmat tulevat esiin nopeasti ja niitä pyritään ratkomaan ripeästi.

Alkuun on hyvä todeta, että tahtituotanto ei ole riippuvainen sopimusmallista, vaan se soveltuu kokonaishintaisesta urakasta allianssiin. Tärkeää olisi kuitenkin huomioida tahtituotannolliset piirteet sopimuksissa vähintään pienillä muutoksilla ja tarkennuksilla, jotta tehokkaampaan tuotantoon päästäisiin, rakennusvaihe sujuisi paremmin ja osapuolet saataisiin varmasti sitoutettua.

Käytännössä sanaa tahtituotanto ei tarvitse mainita urakkasopimuksessa, vaan työn seurantaan, aikatauluun ja raportointiin liittyviä vaatimuksia muokataan vastaamaan tarvittavaa tasoa. Näitä asiakirjoihin tehtäviä muutoksia voidaankin kutsua vaikka laadunvarmistusmalliksi tahtituotannon sijaan. Tavoitteena näillä muutoksilla on varmistaa, että:

• luodaan sopimuksella mahdollisimman hyvät edellytykset onnistuneeseen projektiin
• velvoitetaan urakoitsijaa ja rakennuttajakonsultteja laadukkaaseen ennakkosuunnitteluun
• velvoitetaan osapuolia panostamaan aikataulun laadintaan ja projektinhallintaan. 

Eroaako tämä jotenkin tavanomaisen urakkasopimuksen tarkoitusperistä? No eipä juuri. Tavoitteena onkin luoda vain aiempaa harkitumpia sopimuksia sekä saada myös urakoitsija sitoutumaan tahtituotannosta tuttuun suunnitelmallisuuteen ja tehokkuuteen.

Kuusi avainkohtaa, joilla päästään liikkeelle:

1. Rakennushankkeeseen palkattavilta rakennuttajakonsulteilta edellytetään tahtituotannon osaamista / palkataan erillinen tahtiasiantuntija
2. Määritetään, mitä tahtituotannolla tavoitellaan
3. Voidaan luoda alustava tahtiaikataulu tarjouspyynnön liitteeksi ja tarjouspyynnössä pyytää urakoitsijaa kehittämään tätä
4. Sopimusmallina alkuun toimii hyvin esim. tavoitehintainen projektinjohtourakka tai KVR-urakka
5. Avoin ennakkokeskustelu mahdollisten urakoitsijakumppaneiden kanssa
6. Suunnitteluvaihe tehdään tahtituotanto huomioiden

Näin huomioit tahtituotannon tarjouspyynnöissä ja urakkasopimuksissa

Tarjouspyyntö – Määritä tarjouspyynnöissä, että hanke toteutetaan tahtituotannon periaatteita hyödyntäen. Lisäksi tarjouspyyntöön kannattaa liittää jo alustava yleistahtiaikataulu sekä pyytää urakoitsijaa analysoimaan ja kehittämään tätä jo tarjouspyyntövaiheessa. Vähintään tulee kuitenkin lisätä tahdin tavoitteet (esim. tahtiaika, urakoitsijalta vaadittu ennakkosuunnittelu ja  tuotannonohjaukseen ja -seurantaan liittyvät tehtävät). Mikäli mahdollista, suosittelen siirtymään projektiajattelusta kohti kumppanuusajattelua. Tämä helpottaa huomattavasti osapuolien yhteisten intressien tunnistamista, toimintatapojen kehittämistä ja avoimuutta. 

Urakkasopimus – Oli kysymyksessä mikä tahansa urakkasopimusmalli, tarkenna sopimusasiakirjoihin vähintään (esim. urakkaohjelma) maininta aikataulun seurantatavasta ja tilaajalle toimitettavan aikataulun tarkkuudesta. Mikäli teillä on tahtituotannon taitava rakennuttajakonsultti, suosittelen aloittamaan työaikataulun laadinnan urakoitsijan kanssa yhteistyössä jo suunnitteluvaiheessa. Tämä auttaa hahmottamaan erilaisten ratkaisujen, kuten esivalmisteiden vaikutuksen rakentamisaikaan. 

Sopimusaikataulu - Alustava tahtiaikataulu tulisi liittää urakkasopimukseen. Aikataulusta olisi hyvä selvitä tavoitteellinen läpimenoaika sekä tahdin aika. Lopullisen tahtiaikataulun laadintaan tulee osallistua kaikkien osapuolien. Hyvä aloitus tahtiajalle on 2,5 päivää. Tämä velvoittaa jo hyvään ennakkosuunnitteluun. 

Aliurakkasopimukset – Voit kirjata aliurakkasopimukseen maininnan, kuinka aliurakoitsija raportoi työsuoritetta, ja velvoittaa heitä yhteistoimintaan. Tämä on myös heidän etunsa! Muista tehdä tahtiaikataulu yhteistyössä ja lisätä se sopimuksen liitteeksi. Jos tahtituotanto on vierasta, olisi aliurakoitsija tärkeä perehdyttää tuotannonohjausmenetelmään. Avoin keskustelu usein auttaa.

Konsulttisopimus (KSE-pohjainen) – Tärkeintä on varmistaa, että urakoitsija kykenee toimimaan tahtituotannosta tutulla tarkkuudella. On kuitenkin hyödyllistä, kun myös hankkeesi projektinjohto ja valvojat tuntevat tahtituotannon. Vaadi siis myös konsulteilta tahtiaikataulun seurantaa ja tarvittaessa urakoitsijan sparrausta.
 
 
 

Lue lisää: Näin luot tahtiaikataulun korjaushankkeeseen [Esimerkki]